Nous organisons les parties selon l’âge des participants ainsi qu’en regroupant tous les élèves d’un professeur dans une partie si cela est possible. Autrement dit, tous vos élèves seraient dans la même partie, à moins d’en avoir beaucoup.
Dans les premières années d’opération de l’école de musique, les professeurs offraient ce moment de façon bénévole. Comme vous savez, il y a énormément de frais reliés à l’organisation d’un spectacle. Tel que la location de la salle, l’impression des billets, la location de l’équipement son et éclairage, les techniciens, etc. Comme nous voulons vous encourager à faire vivre cette belle expérience à vos élèves, un montant fixe (équivalent à 3 heures) vous est maintenant attribué. Ce qui devrait au moins couvrir vos frais de déplacement.
Je ne peux pas être présent à la date du prochain spectacle. Qu’est-ce qu’on fera pour mes élèves?
Nous vous demandons d’aviser vos élèves le plus rapidement possible et de trouver un collègue qui s’occupera d’eux au spectacle. Nous allons prendre soins d’eux sachant que vous n’y êtes pas.
Avant chaque spectacle, un courriel d’invitation est envoyé à tous les élèves admissibles :
| Bonjour Charlotte, Il nous fait plaisir de vous présenter les informations concernant notre spectacle de décembre! Vous trouverez tous les détails en cliquant le lien suivant : Portail Web pour inscription au spectacle. N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions. Au plaisir de vous voir sur la scène bientôt! |
L’inscription doit être faite en ligne par l’élève, s’il est adulte, ou par son parent s’il est mineur. La fiche d’inscription contient tous les détails et les coûts reliés et demande l’apposition d’une signature pour confirmer l’acceptation des conditions pour participer.
Notez que le lien est personnalisé pour chaque élève.
Si l’élève ne trouve pas son courriel d’invitation
Vous avez accès aux communications envoyées aux élèves directement à partir de dossier, dans l’onglet « Courriels/SMS envoyés ».
Trouvez simplement le courriel d’invitation et double-cliquez dessus. Vous verrez une copie du courriel qui lui a été envoyé (tel que montré ci-haut). Vous pourrez alors copier le lien personnalisé et lui envoyer de nouveau.
** Il est très important d’envoyer la bonne invitation, car le lien est personnalisé pour chaque élève et ne peut pas être utilisé pour d’autres élèves.
Idéalement, si on peut être averti tôt, nous placerons sans problème cet élève dans une autre partie. Nous tenterons de le placer le plus près possible de votre partie initiale afin de limiter votre temps d’accompagnement.
Exemple : Si Charlotte devait venir dans la première partie à 9h avec tous vos autres élèves, et qu’elle ne peut pas, nous la placerons dans la deuxième partie, en début de spectacle, afin que vous puissiez quitter par la suite.
Il doit vous remettre une enveloppe identifiée à son nom, contenant le montant de l’inscription selon le nombre de chansons choisies. Déposez l’enveloppe dans votre cartable (qui est dans votre casier) et envoyez un courriel à Annick pour qu’elle la récupère. L’élève peut également communiquer directement avec l’administration pour planifier son paiement.
Important
Nous demandons que les frais reliés aux spectacles soient payés en argent comptant. Si le paiement est fait par Interac, le montant est automatiquement appliqué au cours, ce qui cause des problèmes au niveau de la comptabilité et nécessite des ajustements.
Lorsque la date limite d’inscription est passée, nous commandons les billets nécessaires selon la quantité de participants inscrits. Nous préparerons des enveloppes que vous pourrez récupérer dans votre cartable. Un message vous sera alors envoyé par courriel afin de vous informer que vous pouvez les distribuer.
Votre rôle est le plus important!
Accueil
Vous devez accueillir chaleureusement les parents et élèves à l’entrée lorsqu’ils arrivent. Que ce soit pour les pratiques ou pour le concert.
Notez que les élèves sont souvent nerveux. Prenez le temps de les rassurer et de les mettre à l’aise.
Montrez-leur le chemin à parcourir pour venir vous rejoindre en arrière scène. Si le temps le permet, montez sur scène avec eux pour qu’ils puissent voir où se placer.
Pianistes
Ce ne sont pas tous les spectacles qui offrent le temps et la chance de répéter. Mais lorsque possible, nous offrons la possibilité aux pianistes d’arriver à l’avance pour se familiariser avec l’instrument sur place.
Il est préférable que vous accompagniez votre élève pendant cette petite répétition.
Sur scène
Pour les chanteurs : Vous devez vous installer où sont les choristes, avec le texte de votre élève. Il compte sur vous pour lui souffler les paroles en cas de blanc de mémoire!
Si votre élève est très débutant, inscrivez votre nom comme choriste, vous pourrez peut-être l’aider.
Pour les pianistes ou autres instruments : Aidez votre élève à s’installer, avec le lutrin, le banc et autres accessoires. Si vous avez besoin d’aide pour l’installation, veuillez nous en informer et nous organiserons à l’avance de l’aide pour vous.
Lors de sa prestation, restez sur scène, prêt à intervenir en cas de besoin.
Si votre élève est un adulte, à vous de juger s’il a besoin de vous sur scène, selon son niveau d’expérience. Mais pour les enfants, nous comptons sur votre présence.
Il doit communiquer avec l’administration, qui fera l’attribution des billets supplémentaires.
Vous devez vous assurer que toutes les informations reliées à sa/ses performance(s) soient bien entrées dans notre système. Les parents ne savent pas toujours quoi inscrire. Vous devez donc remplir cette section afin de vous assurer que tout est complet.
Dans SysZik, lorsque le module « Spectacle » est sélectionné, la liste des élèves inscrits au spectacle choisi dans le haut est montrée, ainsi que les chansons qui ont été soumises jusqu’à présent.
À gauche du nom de chaque élève se trouve un signe de dollar. Il est rouge lorsque le paiement n’est pas fait et est vert lorsqu’il l’est. Sur cette même ligne, se trouve le montant de l’inscription à payer entre parenthèses.
Les colonnes « Trame préparée » et « Trame envoyée » vous permettent de savoir le statut. Les trames sont préparées par Marty et envoyées directement aux élèves lorsqu’elles sont prêtes.
Pour ajouter une nouvelle chanson
Sélectionnez d’abord un élève de la liste. Ensuite, cliquez sur le bouton « Ajouter » (dans le haut) ou double-cliquez sur « (Ajouter) » sous le nom de l’élève.
Pour modifier une chanson
Double-cliquez sur le titre de la chanson.
L’écran suivant est montré, permettant d’inscrire les informations pour la chanson :
Toutes les informations doivent être fournies. La section « Utilise une trame » est généralement utilisée pour les chanteurs. Mais si vous désirez par exemple que votre élève utilise une trame sonore pour avoir un accompagnement avec le piano ou le violon, cela est possible. Pour ce faire, simplement cocher cette case et remplir la section avec les informations requises. Si votre élève n’utilise pas de trame, décochez cette case.
Le champs « Note » vous permet d’entrer des informations supplémentaires, alors que la section « Note pour spectacle » vous permet d’entrer des instructions supplémentaires spécifiquement pour le spectacle. Par exemple : A besoin d’un tabouret. La section « Historique » permet de visualiser les actions complétées.
Note
Seulement les membres de l’administration peuvent modifier l’inscription d’un élève, appliquer un paiement et attribuer des séries de billets.