Foire aux questions profs

Contactez immédiatement :

Annick au 450-540-1041
ou
Marty au 514-730-2001

Il faut que ce soit une vraie urgence… Si l’imprimante manque de papier, ce n’est pas une urgence! Dans ce cas-là, écrivez-nous un courriel à la place annick@musiqueasj.com marty@musiqueasj.com

La plupart des élèves paient par virement bancaire. Par contre, si vous recevez un paiement, il est de votre responsabilité de l’entrer dans le système. Le bouton « Paiement » est présent dans tous les écrans importants. Un sommaire des cours à payer s’affiche pour vous faciliter la tâche. De plus, les cases à cocher optionnelles « Mois prochain » et « Services » vous permettent de calculer automatiquement le total à payer. La notion de « Services » comprend l’achat de trames sonores, les inscriptions aux spectacles ainsi que l’achat de billets.

Toute la comptabilité, incluant ce que l’on charge aux clients et ce que l’on inclut dans vos payes, est basée sur les 2 aspects mentionnés plus haut. Il est donc très important de bien comprendre le fonctionnement du système et de l’utiliser adéquatement. Assurez-vous de bien suivre les règles suivantes lors de paiements de cours :

• Inscrire le montant du paiement dans le système (si possible, en présence du client).
• Vérifier que le montant remis correspond bien au montant dû.
• Si le paiement est fait par chèque, vérifier la date, le montant et la signature. Inscrivez le numéro du chèque dans l’endroit prévu à cette fin.
• Insérez le paiement dans une enveloppe, préalablement bien identifiée avec les informations du paiement et du payeur.
• Déposez l’enveloppe dans la boîte du local #7 (sous-sol).

Note : N’attendez pas à la fin de la journée pour déposer vos enveloppes. Nous avons déjà été victimes de vol dans le passé, ce que nous voulons éviter.

Bien sûr que oui! L’application a été développée spécifiquement pour vous! Si vous avez une suggestion pour l’améliorer, cliquez sur le bouton « Question, suggestion ou problème » situé dans le coin suppérieur droit et entrez le détail de la suggestion.

C’est important de nous tenir au courant lorsqu’il vous manque du matériel ou lorsqu’il est défectueux. Nous voulons que l’espace et les outils de travail soient adéquats pour les professeurs ainsi que pour les élèves.

Quelques exemples:

• Matériel de bureau (chaise, bureau, etc.)
• Matériel audio (micro, amplificateur, pied de micro, fil, etc.)
• Ordinateur (incluant écran, souris, clavier, etc.)
• Piano désaccordé.
• Note défectueuse sur le piano.

Vous n’avez qu’à écrire un courriel à Annick (annick@musiqueasj.com) ou Marty (marty@musiqueasj.com) et ils vont s’en occuper!

Si vous éprouvez des problèmes avec le système de gestion de l’école de musique (application SysZik) :

• Si l’application peut être démarrée, cliquez sur le bouton « Question, suggestion ou problème » situé dans le coin suppérieur droit et entrez le détails du problème.
• Si vous n’arrivez pas à démarrer l’application, faites parvenir un courriel à Marty (marty@musiqueasj.com) contenant les détails du problème.

Premièrement : PAS DE PANIQUE!

Vous n’avez qu’à (re)faire votre code sur le panneau du système d’alarme.

Il est important d’agir rapidement, sinon les policiers se rendront sur place et nous devrons payer des frais!

Vous avez oublié votre code ou il ne fonctionne pas? Téléphonez Marty au 514-730-2001.

Les clients doivent nous aviser un minimum de 24h à l’avance de leur absence. Sinon, c’est à la discrétion du professeur de charger le cours ou de ne pas le charger. Ne soyez pas trop sévère avec cette politique, surtout avec les nouveaux clients ou vos bons clients. Des imprévus ça arrive à tout le monde… et ça pourrait les faire fuir. Jugez bien!

Si le client ne vous a pas prévenu de son absence, que vous êtes dans le local et que vous l’attendez, vous devez attendre un minimum de 15 minutes avant de quitter. Durant ces 15 minutes, vous devez:

1. Si le client est en retard, il faut l’attendre. Le client est en droit de recevoir un service pour lequel il paie. Ne soyez pas trop sévère. Par contre, si vous avez un autre cours de cédulé après celui de votre client, il faudra lui aviser que la durée de son cours sera réduite dû à son retard.
2. Communiquer avec le client afin de comprendre la raison de son absence. Si vous réussissez à lui parler, vous pouvez lui dire : «Est-ce que vous avez oublié votre cours? Je suis là! Je vous attends!» Tout ça, avec le sourire, bien sur! De cette façon, par la suite, il sera plus facile pour vous de lui charger le cours.
3. Si, après 15 minutes, vous êtes sans nouvelle du client, vous pouvez identifier le cours comme « Annulé » et quitter (si c’est votre dernier cours planifié).

L’école de musique a acheté une licence du logiciel MuseScore, qui est installé sur chacun des postes avec le compte de l’école de musique. Svp ne pas changer de compte.

Cette application est très pratique pour trouver des partitions existantes ou même écrire vos propres partitions.

Nous sommes toujours heureux de partager les succès de nos professeurs et de nos élèves!

Si la vidéo suggérée est disponible sur YouTube, simplement envoyer le lien à Marty (marty@musiqueasj.com).

Sinon, communiquez avec Marty pour déterminer le meilleur moyen de transférer votre vidéo.

Lorsque vous êtes le dernier à quitter les lieux, vous devez :

• Vérifier dans chacun des locaux (incluant ceux au sous-sol) pour vous assurer qu’il n’y a
  plus personne.
• S’assurer que la porte du sous-sol est verrouillée.
• S’assurer que les fenêtres sont verrouillées (une dans le local #4 et deux dans le local #5).
• Éteindre toutes les lumières.
• Amorcer le système d’alarme.
• Verrouiller la porte à l’aide de votre clé.

Il y a 2 réseaux internet (Wi-Fi) à l’école de musique, un public et un privé :

Internet
Ce réseau est public et peut être utilisé pour vos appareils personnels. Il ne donne pas accès aux ressources internes, telles que Syszik et l’imprimante. Le mot de passe est « thedoors ». Il ne doit être utilisé que par les professeurs. Ne pas partager le mot de passe avec les élèves et/ou parents.

ASJ-Privé et ASJ-Privé-2.4
Ce réseau est privé et donne accès aux ressources internes, telles que SysZik, l’imprimante et les caméras de sécurité. C’est celui qui doit toujours être utilisé par les ordinateurs des locaux 6 et 7. Le mot de passe est privé.

Nous organisons les parties selon l’âge des participants ainsi qu’en regroupant tous les élèves d’un professeur dans une partie si cela est possible. Autrement dit, tous vos élèves seraient dans la même partie, à moins d’en avoir beaucoup.

Dans les premières années d’opération de l’école de musique, les professeurs offraient ce moment de façon bénévole. Comme vous savez, il y a énormément de frais reliés à l’organisation d’un spectacle. Tel que la location de la salle, l’impression des billets, la location de l’équipement son et éclairage, les techniciens, etc. Comme nous voulons vous encourager à faire vivre cette belle expérience à vos élèves, un montant fixe (équivalent à 3 heures) vous est maintenant attribué. Ce qui devrait au moins couvrir vos frais de déplacement.

Nous vous demandons d’aviser vos élèves le plus rapidement possible et de trouver un collègue qui s’occupera d’eux au spectacle. Nous allons prendre soins d’eux sachant que vous n’y êtes pas.

Avant chaque spectacle, un courriel d’invitation est envoyé à tous les élèves admissibles :

L’inscription doit être faite en ligne par l’élève, s’il est adulte, ou par son parent s’il est mineur. La fiche d’inscription contient tous les détails et les coûts reliés et demande l’apposition d’une signature pour confirmer l’acceptation des conditions pour participer.

Notez que le lien est personnalisé pour chaque élève.

Si l’élève ne trouve pas son courriel d’invitation
Vous avez accès aux communications envoyées aux élèves directement à partir de dossier, dans l’onglet « Courriels/SMS envoyés ».

Trouvez simplement le courriel d’invitation et double-cliquez dessus. Vous verrez une copie du courriel qui lui a été envoyé (tel que montré ci-haut).  Vous pourrez alors copier le lien personnalisé et lui envoyer de nouveau.

** Il est très important d’envoyer la bonne invitation, car le lien est personnalisé pour chaque élève et ne peut pas être utilisé pour d’autres élèves.

Idéalement, si on peut être averti tôt, nous placerons sans problème cet élève dans une autre partie. Nous tenterons de le placer le plus près possible de votre partie initiale afin de limiter votre temps d’accompagnement.

Exemple : Si Charlotte devait venir dans la première partie à 9h avec tous vos autres élèves, et qu’elle ne peut pas, nous la placerons dans la deuxième partie, en début de spectacle, afin que vous puissiez quitter par la suite.

Il doit vous remettre une enveloppe identifiée à son nom, contenant le montant de l’inscription selon le nombre de chansons choisies.  Déposez l’enveloppe dans votre cartable (qui est dans votre casier) et envoyez un courriel à Annick pour qu’elle la récupère.  L’élève peut également communiquer directement avec l’administration pour planifier son paiement.

Important
Nous demandons que les frais reliés aux spectacles soient payés en argent comptant. Si le paiement est fait par Interac, le montant est automatiquement appliqué au cours, ce qui cause des problèmes au niveau de la comptabilité et nécessite des ajustements.

Lorsque la date limite d’inscription est passée, nous commandons les billets nécessaires selon la quantité de participants inscrits. Nous préparerons des enveloppes que vous pourrez récupérer dans votre cartable. Un message vous sera alors envoyé par courriel afin de vous informer que vous pouvez les distribuer.

Votre rôle est le plus important!

Accueil
Vous devez accueillir chaleureusement les parents et élèves à l’entrée lorsqu’ils arrivent. Que ce soit pour les pratiques ou pour le concert.

Notez que les élèves sont souvent nerveux.  Prenez le temps de les rassurer et de les mettre à l’aise.

Montrez-leur le chemin à parcourir pour venir vous rejoindre en arrière scène. Si le temps le permet, montez sur scène avec eux pour qu’ils puissent voir où se placer.

Pianistes
Ce ne sont pas tous les spectacles qui offrent le temps et la chance de répéter. Mais lorsque possible, nous offrons la possibilité aux pianistes d’arriver à l’avance pour se familiariser avec l’instrument sur place.

Il est préférable que vous accompagniez votre élève pendant cette petite répétition.

Sur scène
Pour les chanteurs : Vous devez vous installer où sont les choristes, avec le texte de votre élève. Il compte sur vous pour lui souffler les paroles en cas de blanc de mémoire!

Si votre élève est très débutant, inscrivez votre nom comme choriste, vous pourrez peut-être l’aider.

Pour les pianistes ou autres instruments : Aidez votre élève à s’installer, avec le lutrin, le banc et autres accessoires. Si vous avez besoin d’aide pour l’installation, veuillez nous en informer et nous organiserons à l’avance de l’aide pour vous.

Lors de sa prestation, restez sur scène, prêt à intervenir en cas de besoin.

Si votre élève est un adulte, à vous de juger s’il a besoin de vous sur scène, selon son niveau d’expérience. Mais pour les enfants, nous comptons sur votre présence.

Il doit communiquer avec l’administration, qui fera l’attribution des billets supplémentaires.

Vous devez vous assurer que toutes les informations reliées à sa/ses performance(s) soient bien entrées dans notre système. Les parents ne savent pas toujours quoi inscrire. Vous devez donc remplir cette section afin de vous assurer que tout est complet.

Dans SysZik, lorsque le module « Spectacle » est sélectionné, la liste des élèves inscrits au spectacle choisi dans le haut est montrée, ainsi que les chansons qui ont été soumises jusqu’à présent.

À gauche du nom de chaque élève se trouve un signe de dollar. Il est rouge lorsque le paiement n’est pas fait et est vert lorsqu’il l’est.  Sur cette même ligne, se trouve le montant de l’inscription à payer entre parenthèses.

Les colonnes « Trame préparée » et « Trame envoyée » vous permettent de savoir le statut. Les trames sont préparées par Marty et envoyées directement aux élèves lorsqu’elles sont prêtes.

Pour ajouter une nouvelle chanson
Sélectionnez d’abord un élève de la liste. Ensuite, cliquez sur le bouton « Ajouter » (dans le haut) ou double-cliquez sur « (Ajouter) » sous le nom de l’élève.

Pour modifier une chanson
Double-cliquez sur le titre de la chanson.

L’écran suivant est montré, permettant d’inscrire les informations pour la chanson :

Toutes les informations doivent être fournies.  La section « Utilise une trame » est généralement utilisée pour les chanteurs. Mais si vous désirez par exemple que votre élève utilise une trame sonore pour avoir un accompagnement avec le piano ou le violon, cela est possible. Pour ce faire, simplement cocher cette case et remplir la section avec les informations requises.  Si votre élève n’utilise pas de trame, décochez cette case.

Le champs « Note » vous permet d’entrer des informations supplémentaires, alors que la section « Note pour spectacle » vous permet d’entrer des instructions supplémentaires spécifiquement pour le spectacle.  Par exemple : A besoin d’un tabouret.  La section « Historique » permet de visualiser les actions complétées.

Note
Seulement les membres de l’administration peuvent modifier l’inscription d’un élève, appliquer un paiement et attribuer des séries de billets.